Microsoft Access 2007 “Pengenalan Database, Table Relationship, Form”

Assalamu'alaikum wr.wb

Kali ini saya akan berbagi sedikit materi tentang "Microsoft Access 2007"

Microsoft Access 2007

“Pengenalan Database, Table Relationship, Form”

MICROSOFT ACCESS 2007

A.    Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang

digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan

kapasitas yang besar.

Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu

dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi

antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

B.     Tampilan Microsoft Access 2007

Quick Access Toolbar Title bar

Close button

Office button Ribbon

Object in the Navigation Pane

Object tabs

Table

Status bar Field Templates List

C.     Komponen Utama (Object)

1. Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan

sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.

Table terdiri atas :

a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris.

2. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database.

Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan

data.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

• DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau

mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi

antar tabel dan sebagainya.

• DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi

database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta

mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan

data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan

mencetak data secara efektif.

D. Tipe Data

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data

dalam Access, yaitu :

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp),

sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2. Memo

Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa

diurutkan/diindeks.

3. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan

untuk proses perhitungan matematis.

4. Date/Time

5. Currency

6. Auto Number

7. Yes/No

8. OLE Object

OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.

9. Hyperlink

10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah

nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam

combo box.

E. Membuka Microsoft Access & Membuat Database (New Project)

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :

1. Click Start 􀃆 All Program 􀃆 Microsoft Office 􀃆 Microsoft Access 2007

2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah ini,

lalu click Blank Database untuk membuat database.

3. Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.

F. Membuat Table

Langkah – langkah untuk membuat tabel :

1. Click tab Create pada jendela

2. Click Table Design pada ribbon Tables

3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S)

4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk

masukkan data ke dalam table

G. Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar

tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key.

Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key

dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak.

Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat

relationship antar tabel.

Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang

menunjukkan entitas dan relasinya.

Ada beberapa macam relationship, yaitu :

One to Many One to One

Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi

secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Contoh Kasus :

• NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin

bersifat ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara

mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain.

Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan

antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Contoh Kasus :

• UKDW memiliki banyak fakultas yaitu Teknik, Biologi, Ekonomi, Teologi.

Dimana satu fakultas dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many).

H. Membuat Form

Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai :

1. Menginputkan data

2. Mengedit dan menampilkan data

3. Mengontrol application flow

4. Mencetak informasi

Langkah – langkah untuk membuat form :

1. Click tab Create pada jendela

2. Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard.

Sehingga akan muncul kotak dialog Form Wizard.

3. Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.

4. Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam

form.

5. Memilih bentuk layout form kemudian click next.

6. Memilih style form kemudian click next.

7. Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu click finish.

8. Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View.

Click tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.

STUDI KASUS

Bulan Agustus merupakan awal tahun ajaran baru (2009-2010). Mahasiswa fakultas

TI UKDW melakukan registrasi (proses pengambilan matakuliah) yang merupakan

rutinitas rutin untuk setiap semesternya. Seluruh data yang diinputkan setiap mahasiswa

saat melakukan registrasi akan disimpan dan digunakan oleh Biro1. Karena besarnya

jumlah mahasiswa dan matakuliah yang ditawarkan maka Biro1 sering mengalami

kesulitan pada saat proses batal tambah matakuliah. Sehingga Biro1 berinisiatif untuk

membuat sistem informasi yang dapat memberikan informasi mengenai daftar mahasiswa,

dosen, dan matakuliah.

Maka untuk mempermudah dalam proses penyimpanan data, Biro1 menyederhanakan flat

tabel Registrasi.xlsx dalam 5 tabel yaitu :

1. Tabel Mahasiswa menyimpan seluruh informasi mahasiswa, seperti : nim, nama,

fakultas, ipk.

2. Tabel Matakuliah menyimpan seluruh informasi matakuliah, seperti : matakuliah,

sks, dosen.

3. Tabel Dosen

4. Tabel Registrasi merupakan tabel yang digunakan untuk mencatat seluruh

matakuliah yang diambil oleh setiap mahasiswa.